시간 생산성 향상을 위한 기법!
혹시 여러분들은 시간 생산성을 향상시키기 위해서 어떤 노력을 하고 계신가요?
시간을 효율적으로 활용하기 위한 여러가지의 방법들이 있지만, 사실 개인에게 맞는 방법이 모두 다르기 때문에 자신에게 가장 적합한 방법을 찾는 것이 중요합니다.요즘에는 시간 관리와 시간 효율성에 관련된 책이나 어플 그리고 많은 정보들이 있기 때문에, 여러가지 방법을 사용하면서 자신만의 방법을 찾아나가는 작업이 가장 중요합니다.
오늘은 제가 여러 시간관리 정보글과 관련된 책을 보면서 항상 반복적으로 언급되는 시간관리에서 가장 중요한 방법 3가지를 선별해서 알려드리도록 하겠습니다.
첫 번째로는 "포모도로 시간관리 방법"이 있습니다.
아마도 일 혹은 공부와 휴식의 밸런스를 지키고 싶은 분들께서는 적어도 한번쯤은 이 시간관리 방법론에 대해서 들어보셨을텐데요! 이 방법론은 1980년대 후반에 프란세스코 시릴로(Francesco Cirillo)에 의해서 처음 도입이 되었는데요. 사실 처음에는 사과 모양의 타이머를 활용해서 시간관리를 한다고 해서 그 이름 그대로 포모도로 시간관리 방법이 되었다고 합니다.(이탈리아어로 포모도로가 사과라고 합니다)
포모도로 시간관리의 가장 기본적인 개념은 25분간 자신이 계획했던 일 혹은 공부에 집중을 하고 그런 다음에 꼭 5분의 휴식을 취해주어야 한다고 합니다. 일을 하는 만큼이나 휴식의 중요성을 강조하는 포모도로 시간관리. 어떻게 자신에게 알맞게 활용할 수 있을지에 대해서 설명을 해드리겠습니다.
우선, 자신이 학생 혹은 직장인 그리고 지금 마주한 과제들의 스타일에 따라서 포모도로의 기본적인 시간 세팅을 다르게 변경을 할 수 있을 것 같아요. (기본적인 집중 시간 25분을 꼭 따라야만 하는 것은 아닙니다!) 제가 생각하기에는 포모도로 시간관리를 처음 제안한 프란세스코 시릴로의 의도는 사람들이 계획을 짤 때, 시간 단위로 나누는 연습을 해야한다는 것을 강조한 것 같아요. 이게 사람 혹은 업무의 특성상 분 단위가 될 수도 있고 시간 단위로 될 수가 있겠죠!
포모도로 시간관리 방법론은 또한 “적절한 휴식”을 취해주는 것을 계획과 동일하게 강조를 합니다. 포모도로 방법론과 관련한 많은 책들과 이를 약간씩 변환한 어플들이 많으니, 자신과 맞는 것을 찾아보신다음 사용하는 것이 좋을 것 같아요!
두 번째로는 계획의 중요성을 구분하는 "기준"을 세우는 것이 중요합니다.
특히, 자신이 학생이거나 직장을 다닌다고 하면 하루에 해야할 일들이 정말 많을 것 같아요. 해야할 일들은 많지만, 각 업무의 특성에 따라서 중요도가 구분이 되죠. 예를 들면, 오늘 당장 끝내야만 하는 일들이 있을테고, 기간이 아직 충분히 남아있는 일들도 또한 있을거라는 생각이 들어요.
저도 그렇듯이 대부분의 사람들은 하기 싫은 일들은 계속해서 미뤄두는 습관이 있죠. 하지만, 어떤 한 업무를 지금 당장 끝내야 하는데 시작하는 것을 주저하게 되면 어떻게 될까요? 저의 경험에서 하나의 예시를 들어보면, 프레젠테이션을 위한 PPT 제출일이 다가오는데 하기 싫은 일이라서 계속 미뤄두면서, 사소한 계획들(오늘 꼭 하지 않아도 되는 일)을 끝낸다면 제 하루의 계획은 망가진 것 뿐이라는 생각만 드는 것 같아요.
그렇기 때문에, 자신의 시간을 가장 효율적으로 활용하기 위해서 자신만의 “기준”을 세우는 작업이 가장 중요하다는 생각이 듭니다. 예를 들면, 학습 혹은 일의 중요도에 따라 A, B, C의 기준을 세울 수 있겠죠?
가장 긴급하게 끝내야 하고 높은 집중도가 필요한 일은 A칸에 넣어 놓고, 그 다음의 중요한 일들은 B에 그리고 이보다 덜 중요한 업무들은 C에 구분을 할 수 있습니다. 저는 시각적으로 한 눈에 파악하는 것이 가장 직관적이라는 생각을 하기 때문에, 다이어리나 혹은 시간관리 어플 캘린더에 적어놓는 편인데요! 위에 언급한 기준은 저만의 기준일 뿐이고, 자신만의 A,B,C 기준을 세워놓을 수도 있다고 생각을 합니다. 예를 들면, C칸에는 사사로운 일이지만 얼른 치워버리고 싶은 일들을 추가할 수 있을 것 같아요.
마지막으로는 단기, 중기 그리고 장기간의 계획을 구분해서 세워 놓아야 합니다.
많은 사람들이 데일리 일기를 적는 경우는 많지만, 하루에 대한 계획만 세워 놓고 중기, 장기간의 구체적인 계획을 세우는 사람들은 적은데요. 물론, 매일의 계획을 세우는 것만으로도 학업, 업무의 생산성과 효율성이 증대된다고 생각을 하지만, 시간이 지날 수록 내가 결국 어떤 목표를 위해서 매일 열심히 살아왔지..? 라는 순간을 맞을 수도 있다는 생각이 듭니다.
중기 혹은 장기간의 계획을 세워놓지 않으면, 매일의 계획을 기억할 수도 없을 뿐더러 스스로에게 피드백 또한 줄 수도 없기 때문에 내가 어떤 한 목표를 이뤘구나! 라는 생각이 시간이 지날 수록 점차 흐려질 것 같은데요.
자신 스스로가 조금 더 나은 삶을 살고 있고, 작은 성취감과 동기부여를 얻기 위해서, 매주, 매달 그리고 매년의 계획을 세우는 것은 중요합니다. 앞으로 달려가는 것 뿐만 아니라 돌아보는 것 또한 인생에서 중요한 부분이고, 이런 과정을 통해서 더욱 생산적인 삶으로 이끌 수 있을 것이라는 생각이 듭니다.